Dans ce contexte, l'utilisation d'outils d'automatisation et d'intelligence artificielle (IA) est devenue un impondérable que les départements RH peuvent difficilement ignorer.
Grâce aux indicateurs collectés en temps réel et présentés sur des tableaux de bord ergonomiques, les collaborateurs du service RH peuvent désormais :
Grâce aux indicateurs collectés en temps réel et présentés sur des tableaux de bord ergonomiques, les collaborateurs du service RH peuvent désormais :
- Identifier en un coup d'œil toutes les activités sur lesquelles il est nécessaire d'agir
- Mettre en place des procédures pour optimiser le travail
- Gagner du temps entre les étapes du processus
- Identifier clairement les goulets d'étranglement
- Faciliter le flux d'informations
- Contribuer à la conformité avec les exigences du droit du travail
- Sécuriser le flux et la confidentialité des données
Lorsqu'il s'agit de gérer les processus RH, les tâches dites "quotidiennes" conduisent souvent à des procédures administratives compliquées. Et si elles ne sont pas correctement automatisées, ces tâches peuvent rapidement devenir un parcours du combattant.
Par exemple, lors de l'embauche ou du licenciement d'un employé, les solutions d'automatisation permettent d'éviter les erreurs "humaines" de communication ou de transfert d'informations entre les services concernés (service opérationnel de l'employé, informatique, comptabilité, secrétariat général, sécurité, etc.) Plus les entreprises sont fragmentées en termes de nombre de filiales réparties sur un territoire donné, plus ce type de gestion automatisée devient indispensable.
Par exemple, lors de l'embauche ou du licenciement d'un employé, les solutions d'automatisation permettent d'éviter les erreurs "humaines" de communication ou de transfert d'informations entre les services concernés (service opérationnel de l'employé, informatique, comptabilité, secrétariat général, sécurité, etc.) Plus les entreprises sont fragmentées en termes de nombre de filiales réparties sur un territoire donné, plus ce type de gestion automatisée devient indispensable.
Les avantages de l'automatisation en 5 exemples concrets
1. Demandes de congés
Une application automatisée présente un triple avantage :
- Il permet à l'employé d'enregistrer sa demande sur un formulaire qui indique automatiquement le nombre de jours restants pouvant être pris en congé.
- Les planificateurs peuvent facilement accéder à un calendrier partagé pour vérifier la bonne répartition des congés au sein des équipes.
- Et une fois la demande approuvée, le traitement automatisé des données par les ressources humaines et les finances n'est qu'une formalité.
2. Recrutement, sélection et embauche
Le recrutement de nouveaux salariés est l'une des procédures majeures des RH. Sa gestion nécessite la mobilisation d'un certain nombre de collaborateurs au sein du service RH et du service concerné par le recrutement. La procédure est également divisée en de nombreuses étapes successives :
La demande d'embauche du chef du département concerné, la demande de sélection des candidats, la recherche interne et externe des candidats, l'analyse et la sélection des CV, la convocation des candidats sélectionnés pour des entretiens et des tests, la présentation des candidats présélectionnés au chef du département concerné, etc.
Il est évident que l'automatisation de certaines des étapes de cette procédure complexe apporte de la souplesse à l'ensemble du processus.
3. Licenciement d'un employé
Tout comme le recrutement, le licenciement d'un employé est une procédure complexe qui s'effectue selon des normes bien précises. La moindre erreur de calcul ou de procédure peut entraîner des pertes financières, voire des poursuites judiciaires. L'utilisation de solutions d'automatisation permet de standardiser le traitement des données et sa conformité aux normes établies.
4. Intégration d'un nouvel employé
L'automatisation des processus est fortement recommandée pour gérer l'intégration réussie d'un nouvel employé. Les outils informatiques permettront d'optimiser la planification de ses tâches et de le rendre opérationnel dès son premier jour de travail. En fin de journée, des notifications peuvent être envoyées automatiquement au personnel en charge du suivi.
5. Mise à jour des données personnelles
Collectées lors de l'embauche d'un employé, certaines données (numéros d'urgence, adresse du domicile, etc.) doivent être constamment mises à jour. Il s'agit d'une tâche fastidieuse qui est effectuée manuellement. En intégrant cette tâche dans l'automatisation des procédures, le service RH n'aura plus qu'à demander aux employés de remplir un formulaire numérique automatisé contenant toutes ces données. Avec l'autorisation de la hiérarchie, ces données peuvent être intégrées dans un système basé sur le cloud.
